Description
Ce programme de formation sur la communication en réunion vise à développer les compétences nécessaires pour organiser, animer et suivre efficacement des réunions. Il aborde les schémas de transmission de l'information, la préparation logistique, la structuration des contenus et l'animation, en mettant l'accent sur la gestion du groupe et le traitement des difficultés. Les participants apprendront également à rédiger des comptes-rendus et à suivre les actions. Ce programme s'adresse aux professionnels souhaitant améliorer leurs pratiques en matière de communication et d'animation de réunions.
Objectifs
- Identifier les enjeux d'une réunion
- Organiser et optimiser la logistique d'une réunion pour atteindre ses objectifs
- Préparer et structurer sa réunion
- Utiliser les techniques de conduite de réunion et approfondir ses techniques d'expression orale
- Adapter son style d'animation à la nature de la réunion et à son auditoire
- Assurer le suivi de la réunion
- Gérer son stress et son trac, faire face à un groupe
- Identifier des ressources et des outils pour faire face à l'improvisation
Récapitulatif
Public
Toute personne étant amenée à animer une réunion
Prérequis
Aucun
Méthodes et modalités pédagogiques
Formation réalisée en Présentiel, Distanciel ou Dual-Learning selon la formule retenue.
Moyens et supports pédagogiques
Mise à disposition d'un poste de travail sur nos formations en Présentiel.
Mise à disposition de nos environnements de visio sur nos formations en Distanciel
Remise d'une documentation pédagogique numérique pendant la formation
La formation est constituée d'apports théoriques, d'exercices pratiques et de réflexions
Dans le cas d'une formation sur site Entreprise, le client s'engage à avoir toutes les ressources pédagogiques nécessaires (salle, équipements, accès internet, TV ou Paperboard...) au bon déroulement de l'action de formation conformément aux prérequis indiqués dans le programme de formation
Modalités de suivi et d'évaluations
Auto-positionnement des stagiaires avant la formation
Émargement des stagiaires et formateur par 1/2 journée
Exercices de mise en pratique ou quiz de connaissances tout au long de la formation permettant de mesurer la progression des stagiaires
Auto-évaluation des acquis de la formation par les stagiaires
Questionnaire de satisfaction à chaud et à froid à l'issue de la formation
Programme détaillé
La communication dans le cadre d'une réunion
- Les différents schémas de transmission de l'information dans l'entreprise
- Information ascendante, descendante
- L'intérêt de la réunion comme outil de communication
La préparation logistique
- L'organisation de la réunion en amont
- Exploiter de façon optimale les moyens logistiques (salle, matériel, disposition et outils annexes) en fonction du nombre de participants, du but, du temps alloué, …
Préparer et structurer sa réunion
- Déterminer l'objectif et l'ordre du jour
- Analyse du contexte d'intervention et adaptation à son auditoire
- Structurer le contenu : le type d'explication, les plans possibles pour structurer son exposé
- La structuration du discours et les appuis d'aide à la compréhension
- Le choix de ses supports visuels
- Préparer ses notes
L'animation d'une réunion
- Les séquences de démarrage d'une réunion : les 5 premières minutes
- La gestion de son temps
- La présentation de l'animateur et son incidence sur la dynamique de groupe
- La chronologie à suivre pour les différents thèmes travaillés
- La progression
- Communication verbale et non-verbale (l'articulation, le débit, la gestuelle et les déplacements...)
- Les notions de fond et de forme : directivité de forme, non-directivité de fond
- Quelles méthodes de travail choisir (méthode pédagogique) ?
- Quel cadre de communication mettre en place ?
- Les supports : quand et comment les exploiter
- Conclure une réunion
Gestion du groupe
- Le groupe : règles d'existence d'un groupe, particularités et gestion du groupe
- Les techniques d'animation pour capter et conserver l'attention
- Les différents profils de participants
- Traitement des principales difficultés
Suivi et compte-rendu
- Organisation en amont pour la rédaction d'un compte-rendu
- Quelques outils / techniques pour faciliter les comptes-rendus
- La rédaction de compte-rendu
- Le suivi des actions
Entraînement à la conduite de réunion
- S'exercer devant un groupe
- Simuler un départ de réunion et réalisation d'exercices
- Expérimenter des « trucs et astuces » d'animation pour mieux anticiper
- Développer sa créativité
- Les techniques pour faire face à l'improvisation
- Gestion des objections