Description
Cette formation a pour objectif de permettre aux participants de structurer, sécuriser et piloter la gestion des documents numériques au sein de l’entreprise. Elle aborde les enjeux actuels de la dématérialisation, les usages collaboratifs, les obligations réglementaires et les bonnes pratiques permettant de maîtriser l’ensemble du cycle de vie des documents.
Les participants apprendront à identifier les documents à enjeux, à définir des règles de classement et de gouvernance adaptées, à exploiter efficacement les métadonnées et à sécuriser l’archivage des documents à valeur probante. La formation apporte une vision opérationnelle et transversale de la gestion documentaire, permettant de fiabiliser l’information, de réduire les risques et d’améliorer l’efficacité des processus métiers.
Objectifs
- Comprendre les enjeux actuels de la dématérialisation et de la gouvernance documentaire
- Identifier les documents à valeur métier et à valeur probante
- Structurer le cycle de vie des documents numériques,
- Mettre en place une gouvernance documentaire adaptée
- Exploiter efficacement les métadonnées et les mécanismes de recherche
- Sécuriser l’archivage électronique des documents
- Piloter un projet de dématérialisation ou de gestion documentaire
Récapitulatif
Public
Responsables administratifs, RH, DSI / responsables IT, Fonctions support, Managers, Assistants de direction.
Prérequis
Aucun prérequis technique spécifique n’est exigé.
Une première expérience professionnelle impliquant la gestion ou l’utilisation de documents est toutefois recommandée.
Méthodes et modalités pédagogiques
Formation réalisée en Présentiel, Distanciel ou Dual-Learning selon la formule retenue.
Moyens et supports pédagogiques
Mise à disposition d’un poste de travail sur nos formations en Présentiel.
Mise à disposition de nos environnements de visio sur nos formations en Distanciel
Remise d’une documentation pédagogique numérique pendant la formation
La formation est constituée d’apports théoriques, d’exercices pratiques et de réflexions
Dans le cas d’une formation sur site Entreprise, le client s’engage à avoir toutes les ressources pédagogiques nécessaires (salle, équipements, accès internet, TV ou Paperboard…) au bon déroulement de l’action de formation conformément aux prérequis indiqués dans le programme de formation
Modalités de suivi et d'évaluations
Auto-positionnement des stagiaires avant la formation
Émargement des stagiaires et formateur par 1/2 journée
Exercices de mise en pratique ou quiz de connaissances tout au long de la formation permettant de mesurer la progression des stagiaires
Auto-évaluation des acquis de la formation par les stagiaires
Questionnaire de satisfaction à chaud et à froid à l’issue de la formation
Programme détaillé
Enjeux actuels de la dématérialisation et de la gestion documentaire
- Explosion des volumes documentaires
- Travail collaboratif, télétravail et mobilité
- Enjeux juridiques, organisationnels et financiers
- Risques liés à une mauvaise gestion documentaire
- Différence entre :
- GED
- ECM
- outils collaboratifs (SharePoint, Drive, etc.)
Le document numérique aujourd’hui
- Définition du document numérique
- Différence données / documents / contenus
- Documents engageants vs documents de travail
- Versioning, traçabilité et responsabilités
- Notion de cycle de vie du document
- Cas pratique : Cartographier les documents clés d’un service
Le cycle de vie du document numérique
- Création et acquisition (scan, formulaires, imports)
- Classement et organisation
- Recherche et exploitation
- Validation et diffusion
- Archivage et destruction
Métadonnées, indexation et recherche documentaire
- Rôle des métadonnées aujourd’hui
- Indexation manuelle vs automatique
- Recherche plein texte
- Classement par plan vs logique de recherche
- Apports de l’IA :
- OCR intelligent
- classification automatique
- extraction de données
- Cas pratique : Définir des métadonnées simples et utiles
Outils et environnements actuels
- Panorama des solutions actuelles :
- SharePoint / OneDrive
- Google Drive
- GED / ECM modernes
- Limites des outils collaboratifs
- Articulation entre GED, outils métiers et bureautique
- Critères de choix d’une solution
Archivage électronique et conformité
- Différence stockage / archivage
- Archivage probant
- Cadre réglementaire :
- NF Z42-013
- ISO 15489
- Responsabilités de l’entreprise
- Conservation, destruction et traçabilité
- Cas pratique : Identifier les documents à valeur probante
Gouvernance documentaire
- Pourquoi une gouvernance est indispensable
- Rôles et responsabilités
- Règles de nommage
- Plans de classement simples et évolutifs
- Droits d’accès et sécurité de l’information
- Cas pratique : Construire un plan de classement opérationnel
Méthodologie de mise en place d’un projet documentaire
- Identifier les besoins métiers
- Définir le périmètre
- Associer les utilisateurs
- Rédiger un cahier des charges fonctionnel
- Accompagner le changement
- Mesurer l’adoption et la performance