Description
Ce programme de formation aborde la gestion électronique des documents (GED) à travers des notions essentielles telles que la production documentaire, l'acquisition numérique, le stockage et l'archivage. Il traite également des standards et des formats de documents, ainsi que des outils logiciels et des architectures nécessaires à la mise en place d'une solution GED. Destiné aux professionnels de l'information et de la documentation, ce cursus vise à fournir les compétences nécessaires pour optimiser les processus documentaires et définir des stratégies d'indexation adaptées.
Objectifs
- Maîtriser le cadre réglementaire et les standards de GED
- Comprendre les technologies et les types d'architectures logicielles
- Appréhender le marché de la GED et les principales tendances d'évolution
- Mettre en place une solution de GED opérationnelle et adaptée à ses besoins
Récapitulatif
Public
Personnel de direction salarié, Personnel d'encadrement (responsable projet…), personnel des fonctions de gestion comptable, financière ou d'administration des ventes
Prérequis
Aucun
Méthodes et modalités pédagogiques
Formation réalisée en Présentiel, Distanciel ou Dual-Learning selon la formule retenue.
Moyens et supports pédagogiques
Mise à disposition d'un poste de travail sur nos formations en Présentiel.
Mise à disposition de nos environnements de visio sur nos formations en Distanciel
Remise d'une documentation pédagogique numérique pendant la formation
La formation est constituée d'apports théoriques, d'exercices pratiques et de réflexions
Dans le cas d'une formation sur site Entreprise, le client s'engage à avoir toutes les ressources pédagogiques nécessaires (salle, équipements, accès internet, TV ou Paperboard...) au bon déroulement de l'action de formation conformément aux prérequis indiqués dans le programme de formation
Modalités de suivi et d'évaluations
Auto-positionnement des stagiaires avant la formation
Émargement des stagiaires et formateur par 1/2 journée
Exercices de mise en pratique ou quiz de connaissances tout au long de la formation permettant de mesurer la progression des stagiaires
Auto-évaluation des acquis de la formation par les stagiaires
Questionnaire de satisfaction à chaud et à froid à l'issue de la formation
Programme détaillé
La problématique générale
- Définitions : document, GED, GEIDE.
- De la production documentaire individuelle à la production documentaire partagée.
- La chaîne d'acquisition
- L'acquisition numérique. Les métadonnées : Dublin Core, MARC...
- Les formats texte et image. OCR, ICR, IDR, RAD, LAD. L'indexation.
- Le stockage : les supports (WORM, CD-ROM, DVD...), les architectures (DAS, NAS, SAN), les logiciels (SRM, SNM).
- L'archivage : cadre réglementaire, normes (Z42-013, ISO WD 18509, ISO 15489), formats (XML, PDF/A...).
Le document numérique, de l'acquisition au workflow
- Les organismes de normalisation (ISO, CEN, ANSI...)
- La structuration des documents : ODA, SGML, SPDL...
- Les langages du Web (HTML, XML, CSS, XSL, DTD...)
- Les standards industriels (PostScript, PDF...)
L'offre logicielle
- Les modules : Cold. Gestion documentaire, gestion de contenu, Workflow, groupware. Portails. Records management
- Gestion des connaissances : Veille, indexation, recherche, Les principales normes proposées
- Types d'architecture : client/serveur, intranet/Internet... Les technologies sous-jacentes (XML, J2EE...)
- Systèmes d'exploitation et bases de données supportées. L'aspect financier : les modes de tarification
Le marché de la GED, évolution et tendances
- Les acteurs majeurs
- Les solutions françaises et l'Open Source
- Les prestataires
Mise en place d'une solution de GED
- Les acteurs et étapes d'un projet de GED
- La rédaction du cahier des charges
- Les documents nécessaires
- Concevoir un plan de classement
- Définir les cas d'utilisation des documents
- Créer le plan de classement des activités
- Identifier les types d'utilisateurs
- Formaliser les flux documentaires
- Définir les règles de nommage
- Quelques outils utiles : GATE, UIMA, Rapid Miner...
Définir une stratégie d'indexation
- Les différents types d'organisation
- Listes d'autorité
- Du thesaurus à l'indexation des documents
- Exemple de thesaurus (Corbis). ISO 2788-1986 et ISO 5964-1985