Description
Cette formation vise à améliorer les compétences en communication par e-mail, en abordant les situations où ce canal est approprié et ses limitations. Les participants apprendront à structurer leurs e-mails, à formuler des objets efficaces et à rédiger des phrases percutantes. L'accent sera mis sur l'adaptation au destinataire, la courtoisie, ainsi que sur la mise en forme pour une meilleure lisibilité. Enfin, des techniques de gestion des flux entrants et d'archivage seront présentées, rendant ce programme essentiel pour les professionnels souhaitant optimiser leur communication écrite.
Objectifs
- Identifier les situations où le e-mail est le canal de communication le plus approprié
- Structurer un e-mail de manière efficace pour faciliter la lecture et la compréhension
- Formuler un objet de e-mail qui incite le destinataire à ouvrir le message
- Rédiger des phrases qui accrochent pour susciter l'action
- Adapter son style de communication à son destinataire
- Formuler des phrases courtoises et respectueuses
- Améliorer la présentation visuelle des e-mails pour une meilleure lisibilité et compréhension
- Gérer efficacement les e-mails entrants et archiver les e-mails importants
Récapitulatif
Public
Toute personne amenée à communiquer par email et souhaitant améliorer l'impact de sa communication
Prérequis
Niveau : Utilisation d'un logiciel de messagerie
Techniques (formations en classe virtuelle) : Vous devez disposer d'un ordinateur connecté à internet, d'un micro, d'une caméra et d'un accès au logiciel de messagerie que vous utilisez couramment.
Méthodes et modalités pédagogiques
Formation réalisée en Présentiel, Distanciel ou Dual-Learning selon la formule retenue.
Moyens et supports pédagogiques
Mise à disposition d'un poste de travail sur nos formations en Présentiel.
Mise à disposition de nos environnements de visio sur nos formations en Distanciel
Remise d'une documentation pédagogique numérique pendant la formation
La formation est constituée d'apports théoriques, d'exercices pratiques et de réflexions
Dans le cas d'une formation sur site Entreprise, le client s'engage à avoir toutes les ressources pédagogiques nécessaires (salle, équipements, accès internet, TV ou Paperboard...) au bon déroulement de l'action de formation conformément aux prérequis indiqués dans le programme de formation
Modalités de suivi et d'évaluations
Auto-positionnement des stagiaires avant la formation
Émargement des stagiaires et formateur par 1/2 journée
Exercices de mise en pratique ou quiz de connaissances tout au long de la formation permettant de mesurer la progression des stagiaires
Auto-évaluation des acquis de la formation par les stagiaires
Questionnaire de satisfaction à chaud et à froid à l'issue de la formation
Programme détaillé
Savoir si le e-mail est le canal adapté
- Identifier les situations où le e-mail est le canal le plus approprié
- Les limites et les risques de la communication par e-mail
- Alternatives possibles à l'envoi d'un e-mail
Structurer le e-mail
- Les différents éléments d'un e-mail : l'objet, l'introduction, le développement, la conclusion, la signature
- Les règles de l'écriture professionnelle et les erreurs à éviter
- Les bonnes pratiques pour faciliter la lecture et la compréhension
Formuler un objet efficace
- Les critères d'un objet de e-mail efficace
- Les types d'objets à privilégier et à éviter
- Exercices pratiques de rédaction d'objets de e-mail
Rédiger des phrases qui accrochent pour susciter l'action
- Les techniques pour rendre ses phrases percutantes et persuasives
- Les erreurs à éviter dans la rédaction de ses phrases
- Exercices pratiques de rédaction de phrases percutantes
S'adapter au destinataire et faire preuve de courtoisie
- Les critères à prendre en compte pour adapter son discours au destinataire
- Les règles de politesse et de courtoisie à respecter
- Les erreurs à éviter dans la communication interpersonnelle
- Les différentes formules de politesse en fonction du contexte et du destinataire
- Les stratégies pour éviter les malentendus et les conflits
- Exercices pratiques de rédaction de e-mails courtois
Soigner la mise en forme
- Les règles de la mise en page et de la typographie
- Les astuces pour rendre son e-mail attractif et facile à lire
- Les erreurs à éviter dans la mise en forme de ses e-mails
Focus sur la maîtrise des flux entrants et sur l'archivage des e-mails
- Les techniques pour gérer efficacement ses e-mails entrants
- Les critères de tri et de classification des e-mails
- Les outils pour faciliter l'archivage et la recherche de ses e-mails